Hybride Zusammenarbeit im Arbeitsalltag neu gedacht: Vom Bund gefördertes Forschungsprojekt der TU-Dortmund gestartet, Colenet als Praxispartner mit dabei

Klick auf den Link im digitalen Kalender, kurzes Richten der Kamera, kleiner Toncheck, im Meeting dann Melden per digitaler Hand und das Mitlesen von seitlich einfließenden Textbeiträgen im Chat parallel zur Tonspur. – Wir sind alle längst an Videokonferenzen dieser Art als Teil unserer täglichen Arbeit gewöhnt und können in der Regel problemlos damit umgehen.

Was jedoch immer wieder für Herausforderung sorgt, sind hybride Meetings: Arbeitstreffen, bei denen einige Teilnehmer in Person an einem Ort zusammenkommen und sich andere digital zuschalten.
Remote-Teilnehmende fühlen sich in einem solchen Szenario oft abgehängt, spontane Gespräche finden nur innerhalb einzelner Gruppen statt und nicht nur die technische Umsetzung ist oft umständlich, sondern auch eine ausgewogene Moderation wird zur Herausforderung.

Genau an dieser Stelle setzt das gerade gestartete Forschungsprojekt “PRAESCO”  (Hybride Präsenz und Zusammenarbeit in Europäischen Kollaborationsnetzwerken für Agile Arbeitsmethoden) der TU-Dortmund an und stellt die Frage: Wie können wir hybride Zusammenarbeit so gestalten, dass sie für alle Beteiligten gleichwertig und produktiv ist?

Das Projekt wird vom Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) und dem Europäischen Sozialfonds Plus (ESF Plus) der Europäischen Union gefördert. Diese Unterstützung ermöglicht es, innovative Lösungen für hybride Zusammenarbeit zu entwickeln und praxisnahe Forschung mit realen Anwendungsszenarien zu verbinden. Wir von Colenet dürfen im Projekt den Praxisbezug beisteuern.

Welche Aspekte der hybriden Zusammenarbeit werden mit PRAESCO untersucht?

In den letzten Jahren hat sich die Art, wie wir arbeiten, drastisch verändert. Durch die pandemie-bedingten Lockdowns wurden Remote-Arbeitsplätze in großem Umfang eingeführt und Kollaborationstools wie Teams, Zoom oder Miro sind heute nicht mehr aus dem Arbeitsalltag wegzudenken. Während rein physische und rein virtuelle Meetings mittlerweile meist reibungslos funktionieren, gibt es bei hybriden Formaten noch immer erhebliche Herausforderungen:

• Remote-Teilnehmende fühlen sich in Diskussionen oft benachteiligt.
  
• Spontane Gespräche und informeller Austausch finden fast ausschließlich getrennt voneinander entweder in der Vor-Ort-Gruppe oder in der Remote-Gruppe im digitalen Chat statt.
  
• Technische Lösungen sind häufig wenig intuitiv und erschweren gleichwertige Beteiligung.
  
• Die Moderation steht vor der großen Herausforderung, die persönlich und digital Anwesenden gleich zu behandeln und Beiträge der verschiedenen Gruppen gleichermaßen im Blick zu haben. 

Das PRAESCO-Projekt will genau diese Probleme untersuchen. Ziel ist es, hybride Zusammenarbeit nicht nur technisch zu verbessern, sondern auch soziale, psychologische und organisatorische Aspekte zu berücksichtigen. Ein wichtiger Bestandteil des Projekts ist die Entwicklung von NoticeLight, einer hybriden Meeting-Technologie, die physische und digitale Räume besser miteinander verbindet.

Ein gelungener Auftakt mit allen Partnern

Am 26. Februar stand beim Kick-off-Meeting an der TU-Dortmund mit allen Beteiligten das gegenseitige Kennenlernen sowie ein besseres Verständnis der jeweiligen Rollen im Projekt im Fokus.

Äußerst gewinnbringend war die Teilnahme von zwei Vertreter:innen des Projektträgers. Projektträger verwalten die Fördergelder, entscheiden über die Förderung einzelner Projekte und prüfen anschließend deren Fortschritt. Was sich zunächst nach einer reinen Kontrollinstanz anhört, kann aber auch ganz anders gelebt werden – wie Josephine Jüling und Michael Eggert vom Projektträger Karlsruhe eindrucksvoll zeigten. Sie traten als engagierte Stakeholder auf, die nicht nur Regularien durchsetzen, sondern das Projekt aktiv unterstützen und pragmatische Lösungen für Herausforderungen mitentwickeln.

Dieser Ansatz erinnert stark an eine agile Produktmanagement-Rolle: Während Produktmanagement oft als distanzierte Instanz wahrgenommen wird, die nur Anforderungen formuliert und Ergebnisse prüft, entfaltet es seine wahre Stärke als befähigender Partner, der Entwicklungsteams unterstützt, die bestmöglichen Lösungen zu liefern. Genauso kann auch ein Projektträger zur erfolgreichen Umsetzung eines Forschungsprojekts beitragen.

Im weiteren Verlauf des Meetings stellten alle Partner ihren jeweiligen Arbeitsplan für das erste Jahr vor. Neben der operativen Zusammenarbeit wurden erste Ideen für Erhebungen in Unternehmen und Organisationen diskutiert, um die Praxisrelevanz der Forschung sicherzustellen.

Unsere Rolle als Praxispartner: Hybride Kollaboration in Agilen Kontexten

Als Beratungsunternehmen für agile Transformation, messbar schnellere Produktentwicklung und den wertstiftenden Einsatz von künstlicher Intelligenz sind wir bei Colenet tagtäglich mit den Herausforderungen von hybrider Kollaboration konfrontiert. Einerseits sind wir selbst als verteilt arbeitendes Unternehmen davon unmittelbar betroffen und müssen in der täglichen Zusammenarbeit die Herausforderungen hybrider Zusammenarbeit bewältigen. Andererseits sind in Projekten mit Kunden vielfach hybride Konfigurationen anzutreffen und agil arbeitende Unternehmen fragen verstärkt bei uns an, wie hybride Zusammenarbeit besser funktionieren kann. 

Für Colenet liegt der Fokus im Projekt daher auf praxisrelevanten Methoden für hybride Kollaboration in agilen Arbeitsumfeldern. Unser Ziel ist es, hybride Meetings und Zusammenarbeit so zu gestalten, dass sie den Prinzipien agiler Arbeit gerecht werden. In einem hybriden Setting kann es schnell passieren, dass Remote-Teilnehmende sich isoliert fühlen, dadurch weniger beteiligen oder dass wichtige informelle Gespräche nur vor Ort stattfinden. Wir setzen uns dafür ein, dass hybride Teams ebenso effizient und kollaborativ arbeiten können wie rein lokale oder rein virtuelle Teams.

Dazu bringen wir unsere Expertise in agilen Methoden genauso wie unsere Erfahrungen aus dem Praxisalltag in innovativen Unternehmen ein, um hybride Zusammenarbeit effizienter, kollaborativer und inklusiver zu gestalten. Wir sehen uns als Brücke zwischen der Forschung und der praktischen Umsetzung hybrider Arbeitsmodelle in Unternehmen. Unser Ziel ist es, hybride Teams nicht nur arbeitsfähig zu machen, sondern ihnen zu helfen, ihr volles Potenzial zu entfalten.

Ausblick: Was kommt als Nächstes?

Mit dem erfolgreichen Kick-off sind die ersten Schritte getan. Nun geht es darum, die Arbeitspakete umzusetzen und die ersten Erkenntnisse zu gewinnen. In den kommenden Monaten wird Colenet aktiv an den ersten Co-Design-Workshops teilnehmen und seine Expertise in die Entwicklung und Spezifikation von NoticeLight-Work einbringen, einer Technologie zur Verbesserung hybrider Meetings.

Auch die ersten Feldstudien zur hybriden Zusammenarbeit stehen bald an. Hier wird untersucht, wie hybride Zusammenarbeit aktuell gestaltet ist und welche Herausforderungen, aber auch Vorteile in der Praxis konkret erlebt werden. Zusätzlich wird getestet, welche Methoden und Technologien am besten funktionieren und wie sie weiterentwickelt werden können.
Solltet ihr mit eurer Organisation Interesse daran haben, an einer der Feldstudien teilzunehmen und dadurch wissenschaftlich fundierte Einblicke in die eigene Arbeitsweise zu gewinnen, sprecht uns doch gerne an!

Wir freuen uns darauf, dieses spannende Projekt mit unseren Partnern weiter voranzutreiben und unsere Expertise in hybrider Kollaboration einzubringen. Bleibt dran – wir halten euch über die Fortschritte auf dem Laufenden!

Das Projekt „PRAESCO“ wird im Rahmen des Programms „Zukunft der Arbeit“ durch das Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) und die Europäische Union über den Europäischen Sozialfonds Plus (ESF Plus) gefördert und vom Projektträger Karlsruhe (PTKA) betreut.