Die KI-Leadership-Crew: Wie mir virtuelle KI-Crews Feedback und neue Impulse geben

Zu Beginn ein paar Grüße der KI-Crews aus dem hier im Artikel beschrieben simplen Vorlagen, umgesetzt mit Claude und ChatGPT:

Mit Verantwortung auf hoher See – Hätte ich doch nur Experten zum Austauschen

Letztes Jahr war ich nach Längerem mal wieder in der Rolle als Skipper einer Segelyacht gefordert.
Das ist eine wahre Führungsrolle. 

Denn als Skipper bin ich rechtlich verantwortlich für die Gesundheit der Besatzung und die Unversehrtheit und Betriebsfähigkeit des Bootes. Mir obliegt außerdem die Planung des Törns, bei der ich alle relevanten Faktoren einbeziehen muss (Ort, Zeit, Bootskunde, Revierkunde, Wetterkunde, lokale Besonderheiten, grobe Planung von Reiseoptionen, usw.).

Aber damit nicht genug: Der Skipper muss zudem über psychologische und soziale Aspekte seiner Crew Bescheid wissen. Die Besatzung setzt sich oft aus sehr unterschiedlichen Mitseglern zusammen, die ganz individuelle Fähigkeiten, Erfahrungen und Bedürfnisse haben. Als Skipper gilt es, hier einen Überblick zu bekommen und aktuell zu halten.

Von der Planung bis zur Abgabe des Bootes am Ende des Törns muss ich als Skipper verantwortungsbewusst handeln, auf die individuellen Bedürfnisse der Besatzung eingehen und sie in die Gruppe integrieren.

Mit einem erfahrenen Co-Skipper an meiner Seite gibt es immerhin eine Person, die eine Hilfe in Austausch und Aufgabenteilung in der Führung ist. Letztlich ist aber in der konkreten Situation während des Törns Hilfe durch erfahrene Beratung und neue Impulse stark begrenzt. Sobald man auf dem Wasser ist, profitiert man zwar deutlich von guter Vorbereitung und Erfahrung. Guter Rat in einer Ad-hoc-Situation ist dort aber rar und spontan zu treffende Entscheidungen gehören zum Alltag.
Das Szenario ist also in mehrfacher Hinsicht vergleichbar mit der Situation von Führungsrollen im beruflichen Umfeld.

So stellte sich mir die Frage: Wie können sich Führungskräfte – auf See oder im Office – spontanen Experten-Austausch ermöglichen?

Weiterentwicklung mit KI: Aus dem beruflichen Experiment entsteht auch ein Nutzen in der Freizeit

Die Frage beantwortete sich mir, als ich Anfang 2024 an einer KI-Arbeitsgruppe meines Kollegen Pascal Gugenberger teilnahm. Am „AI Leadership Lab”, das aus der Agile Leadership Journey entstand, nahmen mehrere Führungskräfte mit Erfahrung in Projekt- und Personalverantwortung teil. Wir arbeiteten an der Erstellung für uns hilfreicher Prompts in Verbindung mit RAGs (wie notebookLM) und den gängigen LLMs (PI, Claude, Gemini, ChatGPT, Mistral).
Zu Beginn nutzen wir die Prompts, um die jeweilige KI bestimmte Rollen spielen zu lassen, in der sie uns als Berater zur Verfügung standen.
Das lief – nach etwas Tuning des Prompts – ganz gut (siehe Abb. 3 unten). 

Was uns jedoch fehlte, war die Interaktion zwischen den verschiedenen Berater-Rollen und ein Dialog in der Gruppe.

Durch diesen Anspruch entwickelten wir das Modell der „KI-Leadership-Crew”: Eine virtuelle Beratergruppe im Führungskontext, mit der wir in Verbindung treten können, um über Gruppengespräche verschiedene Ansichten in Wechselwirkung zu betrachten und Impulse zu erlangen.

Im Folgenden zeige ich dir, wie sich eine solche KI-Crew erstellen lässt – du kannst es gerne sofort selbst ausprobieren und für deine Zwecke nutzen. 

Rollenbasierte Prompts nutzen – Wir stellen eine Crew zusammen

Zum Einstieg brauchen wir ein Szenario, das wir alle gut verstehen und an dem ich beispielhaft durch das Thema führen kann.
Gehen wir also von einem fiktiven Scrum-Team aus. Das ist überschaubar und den Lesern dieses Blogs wohl bekannt. Wir starten mit der Team-Rolle des Scrum Masters.

Beispiel-Prompt zur Rolle des Scrum Masters (basic):

Scrum Master:
Du bist ein erfahrener Scrum Master und kennst dich perfekt in dieser Rolle aus. Du hältst dich an die Vorgaben des Scrum Guides und lebst die Werte von Scrum wie sie auf Scrum.org und im Scrum Guide beschrieben sind. Fragen zu Scrum beantwortest du kurz und bündig.

Solch ein simpler Prompt ist die erste Basis für ein Gespräch über Scrum, das z.B. so aussehen kann:

Doch auf einzelne Rollen reduzierte Prompts sind oft unzureichend, da sie die Realität nicht vollständig abbilden. Während einer Problemlösung hole ich mir meist verschiedene Perspektiven, um meinen Lösungsraum zu erweitern und meine Ideen zu prüfen. Je mehr Sichtweisen einfließen, desto hochwertiger das Ergebnis. Entscheidend ist also, über den Tellerrand zu schauen. In einem simulierten Gespräch auf Grundlage eines Rollen-Prompts fehlen jedoch diese zusätzlichen Perspektiven.

Genau hier setzt die KI-Crew an.

Die KI-Crew besteht aus mehreren Akteuren, die jeweils eine bestimmte Rolle annehmen. Die ideale Zusammensetzung der Crew ist individuell von deiner Situation abhängig.
Sie leitet sich ab von
– dem übergeordneten Thema,
– deinem eigenen Wissen und deiner Erfahrung,
– dem benötigten Wissen und den neuen Perspektiven, die du gerne gewinnen möchtest,
– deinem Umfeld mit je beteiligten Einflüssen

In unserem Beispiel ergeben sich für unsere KI-Crew, die für uns ein Sparringspartner zu  Scrum-Themen sein soll, neben dem Scrum Master weitere Rollen, die ihre Meinung vertreten sollen.
Genau so wie wir vorher die Rolle des Scrum Masters beschrieben haben, beschreiben wir jetzt auch jede weitere Rolle. Der Einfachheit halber erweitern wir also unseren Dialog zu einem Scrum-Team und holen uns den Product Owner und einen Entwickler hinzu.

Beispiel-Prompt den Rollen des Product Owners und Entwicklers (basic):

Product Owner:
Du bist ein erfahrener Product Owner und kennst dich perfekt in dieser Rolle aus. Du hältst dich an die Aussagen des Scrum Guides und lebst die Werte von Scrum wie sie auf Scrum.org und im Scrum Guide beschrieben sind. Du fokussierst dich auf deine rollenspezifische Verantwortlichkeit (z.B. ROI, Stakeholder Verständnis, Priorisierung des Product Backlog, Value Maximierung, Roadmap, Vision). Fragen zur Tätigkeit des Product Owners beantwortest du kurz und bündig.

Entwickler:
Du bist ein erfahrener Entwickler und kennst dich technisch perfekt in dieser Rolle aus. Du hältst dich strikt an die Anweisungen des Scrum Guides und lebst die Werte von Scrum wie sie auf Scrum.org und im Scrum Guide beschrieben sind. Du fokussierst dich auf deine rollenspezifische Verantwortung (z.B. hohe Code Qualität, Orientierung am Sprint Goal, technische Beratung des PO und der Stakeholder, Testabdeckung, Pflege und Umsetzung der DoD, Wille zur Verbesserung und Experimentierfreudigkeit). Fragen zur Tätigkeit des Entwicklers  beantwortest du kurz und bündig.

Ohne Struktur und Ordnung geht es nicht – Wir erstellen einen Handlungsrahmen

Wir haben jetzt also unser virtuelles Scrum Team zusammengestellt. Die Akteure, Scrum Master, Product Owner und Entwickler sind in ihren Rollen beschrieben.
Wenn wir das jetzt so wie es ist, von der KI für ein Gespräch nutzen lassen, wird sie vollkommen verwirrt sein. Der Auftrag ist unklar für eine Maschine. Es ist so ähnlich, als würden wir einem Schauspieler auf der Bühne drei verschiedene Rollenanweisungen geben. Es würde zur Überforderung führen: An welche der gegensätzlichen Informationen soll er sein Spiel ausrichten? Das Ergebnis wäre ein Zufallsprodukt.

Genau das geht in diesem Fall auch der KI so. Denn wir haben die Form der Interaktion noch nicht festgelegt.
Es braucht also noch eine Anleitung, die beschreibt, wie die Rollen geteilt sind und wie sie interagieren. Pascal hatte damals eine Beschreibung erstellt, die wir zwar im Laufe der Zeit je nach Kontext weiterentwickelt haben, die aber bis heute eine solide Basis ist. Auf der bauen auch wir nun auf. Jetzt legen wir also los mit dem Herzstück!

Beispiel Interaktions-Beschreibung (basic):

Ich hoffe das Prinzip ist verstanden. Nun legen wir zwei Dateien an. In der ersten Datei stehen unsere Rollenbeschreibungen wie zuvor beschrieben. In der zweiten Datei steht die Interaktions-Beschreibung, die wir eben oben definiert haben.

Hier findet ihr eine Übersicht, wie das Anlegen der Dateien bei den verschiedene LLM-Anbietern mit den oben vorformulierten Texten bzw. Dateien funktioniert

Claude:
Hier habe ich die Dateien in ein Projekt hochgeladen. Als Fachwissensbasis gabs den aktuelle Scrum Guide als PDF dazu. So kann ich meine KI-Crews ganz normal als Chat öffnen, ohne jedes mal Dateien neu laden zu müssen. Einen Prompt in Form von Project Instructions habe ich gar nicht formulieren müssen. Es klappte in meinem Testlauf auf Anhieb.

ChatGPT:
Hier habe ich einen eigenen CustomGPT erstellt, den ich nur für mich freigebe und dort die Dateien als Quelle hochgeladen habe. Als Fachwissensbasis gabs den aktuelle Scrum Guide als PDF dazu. Im Prompt sage ich der KI, dass sie die Rollen einer Gruppe spielt und die Rollen in der Datei „Rollen” und die Anleitung für die Interaktion in der Datei „Interaktionen” findet. So kann ich diesen in mehreren Instanzen ausführen. Das war’s für den Startschuss.

Gemini:
Hier nutzen wir Gems, um die KI-Crew dauerhaft zu nutzen. In der kostenlosen Version hatte ich nicht die Möglichkeit, Dateien hochzuladen. Den Text aus den Dateien habe ich in der Anleitung des Gem einfach reinkopiert. Wer den Google Workspace aktiviert hat, kann laut Anleitung aber Google Docs direkt anzapfen und so über einen Klick Interaktion und Rollenbeschreibung aus den Dateien aktualisieren. Mein Gem lief schon ganz OK nach dem ersten Versuch.

Weitere Tipps für eure persönliche KI-Crew

Damit es gut wird

• Die Qualität liegt in der Pflege der Prompts. Je besser die Rollen und Interaktionen angepasst werden, desto besser das Ergebnis.
  
• Beginne mit zwei Teilnehmern. Sammel Erfahrungen mit Rollenbeschreibungen, verbessere schrittweise und erweitere dann um weitere Rollen.

Wenn es hakt/Troubleshooting

• KI kennt nur die ihr zur Verfügung gestellten Daten, nicht die Realität. Komisches Verhalten entsteht meist durch fehlende oder missverständliche Informationen unsererseits.
  
• Nutze Versionierung und archiviere alte Versionen. Nach Tests führen Änderungen nicht immer zum gewünschten Ergebnis.

• Achtung bei Änderung von Name/Rolle, diese müssen in beiden Dokumenten angepasst werden. Mir hat dann (suchen/ersetzen) geholfen.
  
• Prüft jede Änderung einzeln. Fehlverhalten lässt sich so leichter identifizieren, der Fortschritt wird schneller.

• Vorsicht beim Testen neuer Beschreibungen: Alte Chatverläufe können frühere Versionen gespeichert haben. Nach Aktualisierungen besser einen neuen Chat starten.

So wird deine KI-Crew lebendig nach deinem Geschmack

• Namen und Persönlichkeitsmerkmale für Rollen sind ein Gamechanger. Lustig, ernsthaft, kritisch oder Teamplayer – der Dialog wird zugänglicher und realistischer.
  
• Bei der Charakterisierung hilft es, an reale Personen zu denken. Ein sympathischer Freund mit dem Wissen einer Koryphäe im Team?
  
• Auch gegenseitige mimische und gestische Reaktionen lassen sich integrieren, z.B. „lächelt und nickt bestätigend“ – am besten kursiv abgesetzt. Die eigentliche Reaktion bleibt der KI überlassen.
  
• Ein persönliches „Du“ und die Nennung des eigenen Namens wirken sympathischer.
  

Anwendungsfälle

• Seid kreativ! KI-Crews können vieles simulieren: philosophische Gesprächsrunden, Urlaubsplanungsstab, Fachgruppen oder bunte Mischungen zum Spaß.

Noch ein paar Hinweise vorab: Damit musst du rechnen

KI kennt die Realität nicht und kombiniert wild. 

Aussagen und Ergebnisse sind Denkanstöße/Impulse. Blindes Vertrauen ist sehr riskant. Deshalb vor Entscheidungen unbedingt die Aussagen der KI prüfen. In meiner Segelcrew wurde zwischendurch schon mal Warnung vor Winden gegeben, die in der besagten Region gar nicht vorkommen. In einer anderen Crew wurden mir tolle Ideen für eine KI-Lösung vorgeschlagen, die finanziell unrealistisch waren. Klassischer Fall von fehleranfälliger Chain of Thought, oder auch Halluzination. Hier liegt es an euch, solche Impulse zu prüfen. Diese dann der Crew als Fehler zurückmelden und nicht weiter daran Zeit verschwenden. Es geht nicht um Perfektion, sondern um Impulse.

Jede Crew ist individuell auf ihren Benutzer zugeschnitten. 

Deshalb habe ich euch oben auch nur das einfache Beispiel (basic) als Basis zum Verständnis und Einstieg gegeben. Eine One-Size-Fits-All Lösung, die jedem gefällt, halte ich (aktuell) für unrealistisch.

Zu Beginn wirkt es mechanisch. 

Wir haben unsere Crews über Monate gepflegt und waren sukzessive immer zufriedener. Der Unterschied nach ein paar Iterationen zur ersten Version war immens. Also nicht gleich aufgeben, wenn es nicht so passt wie erwartet. Qualität braucht Zeit.

Eure persönliche KI-Crew für neue Perspektiven und frische Impulse

Der klare Gewinn, den ihr durch die KI-Crew mitnehmen könnt, ist der Perspektivwechsel und die vielen Impulse, die aufkommen werden. Ohne die Crews hätte ich einige Ideen nicht gehabt, wäre sie nicht angegangen und hätte mich rund um meine Themen in den Bereichen Coaching und Leadership nicht so stark weiterentwickelt.

Um noch einmal auf den Beginn des Beitrags zurückzukommen: 

Aufgrund der aktuellen Herausforderung in meiner Rolle als Skipper konnte ich nicht widerstehen, mir eine experimentelle, KI-basierte Skipper-Crew zu erschaffen.
Mit dieser virtuellen Crew konnte ich Themen ansprechen und habe Impulse zurückbekommen, um meine Tätigkeit in der Rolle des Skippers zu verbessern.

So wurde schon die Vorbesprechung des Törns in Zeit, Inhalt und Integration der Mitsegler eine der besten Vorbesprechungen, die ich je erlebt habe. Bei der Vorbereitung hatte ich intensiv meine KI-Crew genutzt. Auch während des Törns gab es immer wieder Herausforderungen, die ich mit der KI-Crew teilte und erhielt wertvolle Impulse und Perspektiven, die letztlich zu besseren Entscheidungen meinerseits führten.
Die KI-Crew war also ein hilfreiches Werkzeug, eine Erweiterung meines Horizonts. Heute habe ich mehrere KI-Crews, die ich für mich nutze. 

Wenn ihr jetzt Lust bekommen habt, eure eigene Crew auf den Weg zu bringen: Lasst mich gerne wissen, welche Erfahrungen ihr dabei macht.
Viel Spaß beim Ausprobieren!

Und meine Segel-Crew grüßt auch:

Meine Lesetipps zu KI im Arbeitsalltag für dich

KI für Scrum Master: Die Kunst des guten Prompts (von Bastian Kröckel)

KI für Scrum Master: Wie du noch einfacher an die besten Ergebnisse mit ChatGPT kommst (von Bastian Kröckel)

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