Rückblick auf den Scrum Day 2022: Tools, die dir helfen Sprint-Planung und Retrospektive wirkungsvoller durchzuführen und erfolgreich „Nein“ zu sagen

Konferenz: nur trockene Vorträge voller langweiliger Theorie?

Nicht so am Scrum Day 2022!

Der diesjährige Scrum Day war gespickt mit Erfahrungsberichten und hilfreichen Werkzeugen.

Obwohl ich als Raum-Host an den kleinen Saal in der Philharmonie in Stuttgart gefesselt war und nicht alle Vorträge besuchen konnte, habe ich viele hilfreiche Tools von führenden agilen Experten kennengelernt.

Hier stelle ich dir 3 Tools vor, die du sofort bei deiner Arbeit mit Scrum Teams einsetzen kannst.

Tool #1: Effektiver Task-Break-Down im Sprint Planning mit „All Minds All Ears“

„Wir machen mit Planning, Daily und so weiter, die Arbeit am Board sichtbar und doch haben wir das Sprint-Ziel wieder gerissen!“

So hat Steffi Götten ihren Vortrag über „die Kraft von Visualisierungen und gemeinsamer Sprache“ eingeleitet. Die Gründe, welche sie anführte, warum das Sprint-Ziel nicht erreicht wurde, kennen wir nur zu gut: „Hans-Jürgen hat etwas anderes verstanden als der Rest …“, „Ich fand das nicht so sinnvoll und habe es anders umgesetzt …“ und „Wir hatten diesen Punkt nicht auf dem Schirm …“

Dass Steffis Team die Ziele nicht erreichte, lag daran, dass im Planning die Arbeit nicht effektiv heruntergebrochen wurde. Dadurch stellte sich bei den Entwicklern im Team kein gemeinsames Verständnis ein. Sie löste dies, indem sie für jeden Eintrag im Product Backlog, der im Sprint umgesetzt werden sollte, die nötigen Aufgaben im Team erarbeiten ließ. Sie bezeichnet ihr Vorgehen als „All Minds All Ears“, welches aus vier Schritten besteht.

Schritt 1: Zu einem gegebenen Product-Backlog-Eintrag überlegt sich jeder Entwickler die To-dos, die er erledigen würde, um diesen Eintrag umzusetzen, und notiert sie auf Post-its. Diesen Schritt macht jeder für sich, ohne sich mit den anderen auszutauschen.

Schritt 2: Nun geht es reihum und jeder Entwickler hat die Möglichkeit, eine der folgenden vier Aktionen auszuführen:

• ein Post-it in der Umsetzungs-Task-Liste des Product-Backlog-Eintrags ergänzen
• eines der Post-its in der Umsetzungs-Task-Liste löschen
• eine Verständnisfrage zu bereits gelegten To-dos stellen
• ein To-do in der Liste ersetzen, wenn man etwas anders machen würde

Schritt 3: Das Team wiederholt Schritt 2 so lange, bis jeder alle seine To-dos gelegt hat und keine Verständnisfragen mehr offen sind. 

Laut Steffi erlangen Scrum Teams im Sprint Planning nun ein gutes Verständnis für einen Product-Backlog-Eintrag, welches die Grundlage bildet, damit sie ihr Sprint-Ziel auch erreichen.

Tool #2: Mit einem Celebration Grid echtes Lernen in der Sprint-Retrospektive ermöglichen

Scrum ist ein Rahmenwerk, um Lernen zu ermöglichen. Scrum Master übernehmen die Verantwortung dafür, dass dies auch geschieht, indem sie etwa die Sprint-Retrospektiven facilitieren.

In der Vergangenheit habe ich häufig in der Sprint-Retrospektive mit dem Team die folgenden drei Fragen beantwortet:

• Was war gut? 
• Was lief schlecht? 
• Was sollte verbessert werden?

Was ich dabei häufig beobachtete: Wenn sich das Team auf die Erfolge konzentrierte, führte es häufig dazu, dass Best Practices oder Standardverfahren nur wiederholt oder verfeinert wurden. Etwas Neues zu lernen oder neue Verfahren zu entwickeln, blieb dabei auf der Strecke. Konzentrierte sich das Team auf die Misserfolge, gerieten die Praktiken und Dinge in Vergessenheit, die gut funktioniert haben.

Laut Holger Lotter geht es vielen Teams so. Holger hat mich auch noch einmal daran erinnert, dass Lernen ungeachtet des Ergebnisses passiert. Wenn wir mit Sprint-Retrospektiven eine Lernkultur im Team etablieren wollen, sollten wir nie vergessen: 

Lernen bedeutet zu hinterfragen, was wir tun, unabhängig davon, ob wir damit erfolgreich waren oder nicht.

Um dies in der Sprint-Retrospektive zu ermöglichen, hat sich für ihn das Celebration Grid aus Management 3.0 als Facilitation-Methode bewährt. 

Er geht dabei wie folgt vor: 

• Schritt 1: Jedes Mitglied im Team fügt seine Beobachtung, die es im Sprint gemacht, als Post-its zu den sechs Quadraten im Grid hinzu.
• Schritt 2: Nachdem alle Beobachtungen formuliert wurden, erhält jeder die Möglichkeit, die Post-its der anderen Teammitglieder zu lesen.
• Schritt 3: Reihum erhält jedes Teammitglied nun die Möglichkeit, einen seiner Post-its vorzustellen und das Learning darin zu feiern. Die
  Learnings werden dabei im unteren Bereich des Celebration Grid festgehalten. 

Holger hat die Erfahrung gemacht, dass die Schritte eins bis drei etwa 20 Minuten dauern. Diese Schritte stellen die Phasen „den Boden bereiten“, „Daten sammeln“ und „Einsichten gewinnen“ seiner Retrospektiven dar. Um zu erarbeiten, was als Nächstes verbessert werden kann, empfiehlt er im Anschluss, einen Lean-Coffee basierend auf den Learnings durchzuführen. 

Das Celebration Grid stellt somit eine einfache Möglichkeit dar, wie du eine echte Lernkultur etablieren kannst, die Lernen feiert, ungeachtet des Ergebnisses. 

Tool #3: Eine Anleitung, um erfolgreich „Nein“ zu sagen

Warum ist es wichtig, „Nein“ sagen zu können?

Als ich Freitagnachmittag durch die Philharmonie ging, habe ich die Antwort mindestens ein Dutzend Mal auf dem Gang gehört. Es schien so, als hätten alle Besucher, die Marc Kaufmanns Vortrag gehört haben, die gleiche Antwort auf die Frage gefunden: Ein „Nein“ ist immer ein „Ja“ zu etwas Anderem, zu etwas Wichtigerem oder Wertvollerem. 

Die Fähigkeit, freundlich und bestimmt abzulehnen, ermöglicht 

• dem Product Owner in seiner Entscheidungskompetenz wahrgenommen zu werden,
• dem Scrum Master wichtigere Coaching-Gespräche zu führen und
• den Entwicklern, sich auf die aktuelle Problemstellung zu fokussieren.

Im Vortrag „Die Kunst, direkt Nein zu sagen“ hat Marc eine fünfschrittige Anleitung vorgestellt, wie wir diese Fähigkeit erlernen können. Hier sein Vorgehen in der Übersicht: 

• Schritt 1: Wer? Was? Wozu?
• Schritt 2: Sicherstellen, dass ich die Fragen „wer?“, „was?“ und „wozu?“ verstehe
• Schritt 3: Im Klaren sein, was ich will (und wozu)
• Schritt 4: Das Nein formulieren
• Schritt 5: Sicherstellen, dass mein Nein auch angekommen ist

Hierbei können wir Schritt 1, 2 und 5 mit Fragen klären. Schritt 3 ist ein innerer Monolog. Besonders hilfreich fand ich Marcs Templates zur Formulierung für Schritt 4. 

Hier einige Beispiele: 

• „Wenn ich dich richtig verstehe, dann ist […], nach dem du fragst. Im Moment sehe ich nicht, wie das auf unsere Vision einzahlt. Daher können wir diese Anforderung nicht erfüllen.“
• „Ich verstehe, dass das wichtig ist. Wenn ich das wirklich machen soll, dann muss etwas anderes weichen, um Platz zu schaffen. Bitte sprich darüber mit unserem Product Owner.“ 
• „Das verstehe ich. Und bei dem bevorstehenden Release von […] haben wir im Moment für nichts anderes Zeit. Das können wir daher nicht machen.“

Damit das „Nein“ beim Gegenüber wirklich ankommt, benötigen wir eine verständliche Begründung. Hierfür lieferte Marc fünf Ideen:

• Wertvoll genug?
• Budget verfügbar?
• Auswirkungen auf andere?
• Leidet die Qualität?
• Jetzt?

Wenn du vielleicht am Scrum Day 2022 nicht teilnehmen konntest, hoffe ich, dass dir mein Artikel einige Anregungen für deine tägliche Arbeit geliefert hat.