Spielend zu mehr Erfolg: Mit dem Workflow-Simulationsspiel Arbeitslast sichtbar machen und Optimierungsstrategien austesten
Wer jenseits von Bauchgefühl systemische Optimierung angehen möchte, erreicht dies nur mit viel Transparenz über den Fluss von Arbeit und dem Mut zum Ausprobieren. Das „X-Flow Game” ist eine Simulation, über die sich verschiedene System-Varianten und deren Auswirkung auf Qualität und Schnelligkeit testen lassen.
Die Teilnehmenden erleben spielerisch die Annäherung an eine optimale Auslastung und erfahren, welche Faktoren entscheidenden Einfluss auf die Erhöhung der Lieferfähigkeit nehmen.
Durch den Selbstversuch wird zudem die Korrelation zwischen Arbeitslast und Stress direkt erfahrbar sowie soziale Faktoren wie Identifikation mit dem Team vs. Identifikation mit der Organisation.
X Flow Game – Kurzinfo
- Spiel zur Workflow-Simulation, das die Arbeitslast und die Effekte verschiedener Optimierungsstrategien sichtbar und erlebbar macht
- Min. 8, Max. 24 Teilnehmer (weitere Zuschauer sind möglich)
- 1 Spielleiter
- Rundenanzahl variabel je nach gewünschter Testfall-Menge; mindestens 2 Runden
- Dauer bei 3 Runden + Einführung: ca. 90 Minuten
- Durchführung: 2 Coaches von Colenet, vor Ort in der Organisation
- Erfinder: Michael Cramer (dimjon.com, cramer.info)
Der Ablauf
Die Simulation eignet sich für Gruppen zwischen 8 und maximal 24 Teilnehmenden. Beobachter beim Spiel sind zusätzlich gerne willkommen.
Gestartet wird mit 6 Teams:
- 1 Management- bzw. Product-Owner-Team
- 4 Produktteams aus Spezialisten für verschiedene Farben
- 1 Qualitätsteam
Die Produkte der kleinen Firma in unserem Spiel sind quadratische Trägerkarten, die mit 16 Bausteinen in 4 Farben besetzt sind.
Ein zwingender Qualitätsstandard für das Produkt ist: In jeder Reihe und Spalte darf jede Farbe nur einmal vorkommen.
Die Trägerkarten bilden die Produktbasis. Dort sind zu Beginn einige Bausteine bereits fest vorbelegt. Die Teams haben nun die Aufgabe, die übrigen Bausteine ihrer Farbe zu ergänzen – unter Berücksichtigung des Qualitätsstandards.
Runde 1: Spezialisten-Teams und Push-System
Die Regeln der ersten Runde sind einfach. Spezialisten dürfen jeweils nur ihre eigene Farbe setzen. Die Teams der ersten Runde bestehen jeweils nur aus Spezialisten für eine Farbe: So gibt es ein rotes, ein blaues, ein grünes und ein gelbes Team.
Das Management-Team gibt die Aufträge in die Spezialisten-Teams. Dabei ist der jeweilige Auftragswert auf der Karte verzeichnet. Die Spezialisten setzen ihre farbigen Spielsteine auf die Trägerkarten und tragen diese danach zu einem anderen Team. Sind alle Steine gesetzt, wird das Produkt zur Endkontrolle in das Qualitäts-Team gebracht.
In dieser Runde ist wunderbar zu beobachten und zu erfahren, wie jeder Mitspielende sich bemüht und wie umtriebig es im Raum wird, wenn jeder maximal ausgelastet ist und die Plättchen durch den Raum schwirren. Ein wenig gestresst fühlen sich die Teilnehmenden am Ende der 4 Minuten. Es fehlt ihnen an Überblick und Ruhe. Und vom Arbeitsergebnis her fällt bereits auf, dass viel begonnen, aber wenig fertig geworden ist.
Runde 2: Gemischte Teams und Pull-System mit Arbeitslimit
Zeit, etwas zu verbessern:
- Teamzusammenstellung
Weiterhin dürfen die Spezialisten nur ihre Farbe setzen, die Teams werden jetzt jedoch so zusammengestellt, dass jede Farbe vertreten ist. - Arbeitslimit
Es darf pro Tisch nur ein Plättchen bearbeitet werden. Ein weiteres darf im klar markierten Eingangsbereich liegen.
Und wieder geht es los. Die Teilnehmenden sind sehr beschäftigt, es fällt aber auf, wie viel ruhiger es im Raum geworden ist. Auf einmal ist es möglich, den Weg der Plättchen durch den Raum bis zur Qualitätskontrolle zu beobachten.
In der Nachbetrachtung ist es für die Teilnehmenden angenehmer. Sie haben Überblick und weniger Stress. Das Gefühl, mit weniger Arbeit mehr geschafft zu haben, macht sich breit.
Die Auswertung: Runde 1 vs. Runde 2
Dieses Gefühl wird auch durch die Auswertung belegt. Nach jeder Runde wurde gezählt, wie viel Auftragswert fertig geworden ist, wie viel davon Fehler waren und wie viel Auftragswert begonnen, aber noch unfertig auf den Tischen liegt. Im Folgenden ein konkretes Ergebnis aus einem der Trainings:
Das Ergebnis ist erstaunlich: Nur mit der Änderung der Arbeitsweise und ohne zusätzliche Mitarbeitende konnte das Arbeitsergebnis mehr als verdoppelt werden!
Schlussfolgerungen
Mit Änderungen in der Arbeitsweise lassen sich erstaunliche Verbesserungen erreichen. Oft herrscht das Gefühl vor, dass mit mehr Arbeit im System und mit mehr Mitarbeitenden auch mehr erreicht wird. Das Gegenteil ist der Fall: Weniger Arbeit im System erzeugt mehr Ergebnisse. Und das ist es schließlich, was wir wollen – und nicht einfach nur möglichst überlastete Mitarbeitende oder halb angefangene, herumliegende Arbeitsergebnisse.
Viele dieser Verbesserungen sind allerdings theoretisch schwer eingängig und müssen ausprobiert werden. Dafür bietet sich die Simulation an!
Wir führen die Simulation auch in Ihrer Organisation durch
Wenn Sie mit Ihren Teams die Wirkung verschiedener Strategien zur Optimierung von Workflow und Arbeitslast testen und erleben möchten, kommen wir gerne zu Ihnen.
Daniel Westermayr und Fabian Biebl freuen sich über eine Anfrage und beantworten gerne Ihre Fragen. Wenden Sie sich gerne direkt per E-Mail an uns.
Der Wechsel vom Push- zum Pull-System mit der Etablierung von „Work in Progress“ Limits verändert jedes Arbeitssystem nachhaltig mit einem signifikanten Anstieg des Durchsatzes und der Durchlaufzeit (Lead Time).
Nach diesen Veränderungen am System können dann verschiedene agile Ansätze potenziell zu weiteren Verbesserungen führen.
Lässt man die ersten beiden Schritte weg, dann kann meiner Meinung nach auch alles Weitere nur noch symptomatische Verbesserungen liefern.
Diese Simulation kann insbesondere für die Menschen sinnvoll und erhellend sein, die daran beteiligt sind, dass ungebremst Arbeit in ein System fließen kann.