Das bestgehütetste Geheimnis erfolgreicher Facilitatoren und wie du es nutzen kannst, wenn sich die Sprint Retrospektive im Kreis dreht

Die Diskussionen in der Sprint Retrospektive drehen sich seit geraumer Zeit nur noch im Kreis. Das Resultat? Wieder eine Retrospektive, die ohne konkrete Verbesserung endet.

Zu Beginn meiner Karriere fand ich mich häufig genau in dieser Situation wieder. Auf der Suche nach Hilfe erhielt ich diesen gefährlichen Rat:

„Am Ende musst du als Scrum Master halt die Verbesserung festlegen.“

Naiv, wie ich damals noch war, bin ich diesem Ratschlag gefolgt. Rückblickend würde ich sagen, dieser Rat ist das beste Rezept für ein Desaster. Wie dir die Reaktion eines Teammitglieds von damals bestätigen wird: „Warum verschwende ich hier meine Zeit, wenn die Entscheidung, was wir tun sollen, bereits vorher feststand?“

Die Lektion aus diesem Desaster:

Wenn sich die Gespräche in einer Sprint Retrospektive augenscheinlich im Kreis drehen und zu nichts mehr führen, dann widerstehe mit aller Kraft dem Wunsch, eine Verbesserung für das Team zu bestimmen. Auch wenn du es aus bester Absicht heraus machst und mit der Hoffnung, deinem Team dadurch zu helfen.

Damit du verstehst, warum dieser Ratschlag so gefährlich ist, betrachte einen typischen Diskussionsverlauf einer Entscheidungsfindung: Am Anfang steht eine Frage, ein Problem oder ein Thema, was besprochen werden soll. Am Ende steht eine Lösung, eine Entscheidung oder ein gemeinsames Verständnis.

Die Diskussion zwischen diesen beiden Punkten besteht erst mal aus zwei Phasen:

  • Am Anfang steht divergentes Denken. Hier werden von den Teammitgliedern Alternativen generiert, verschiedene Perspektiven gesammelt und es wird frei diskutiert.
  • Das Ende besteht aus konvergentem Denken. Hier werden die Alternativen bewertet, wichtige Punkte zusammengefasst, Ideen sortiert oder kategorisiert und Lösungen beurteilt.

Wenn du die beiden Phasen betrachtest, dann verstehst du auch, was ich meine, wenn ich sage: „Die Diskussion in der Sprint Retrospektive dreht sich im Kreis und wird zu nichts führen“. Es bedeutet, dass die Diskussion zwischen den beiden Phasen feststeckt. Sam Karner hat dieser dritten Phase den treffenden Namen gegeben: die Groan Zone. Was in etwa bedeutet, dass es in dieser Phase knirscht!

 

Folgende Aussagen kommen dir bestimmt bekannt vor und sind ein gutes Anzeichen dafür, dass die Diskussion in der Groan Zone steckt:

  • „Wir verschwenden unsere Zeit hier.“
  • „Wir drehen uns im Kreis!“
  • „Ich dachte, wir wären uns einig, dass wir beim Thema bleiben wollen.“
  • „Wir benötigen bessere Meeting-Regeln.“
  • „Versteht noch jemand, was hier eigentlich los ist?“

Da sich die Groan Zone in keiner Diskussion so wirklich vermeiden lässt, besteht eine Diskussion eigentlich aus drei Phasen:

  • Divergentes Denken
  • Groan Zone
  • Konvergentes Denken

Der Ausweg – das gehütete Geheimnis und wie auch du das Wissen nutzen kannst

Zurück zum Ratschlag. Warum ist es so gefährlich, wenn du die Diskussion abkürzen willst und eine Verbesserung für das Team festlegst? Wenn du die Diskussion abkürzt, indem du eine Verbesserung bestimmst, überspringst du die Groan Zone und das Konvergieren zu einer gemeinsamen Verbesserung. Du beraubst die Diskussionsteilnehmer der Möglichkeit, sich einzubringen, ihre Ideen oder Bedenken zu äußern und ein gemeinsames Verständnis für die Ideen und Bedenken der anderen zu entwickeln. Diese Beraubung führt dazu, dass die Teammitglieder keine Verantwortung für die Umsetzung der Verbesserung übernehmen, da sie sie nicht als ihre eigene Idee annehmen.

Wenn sich die Groan Zone in der Retrospektive nicht vermeiden lässt und es dem Team auch nicht hilft, wenn ihm Entscheidungen abgenommen werden, – wie lässt sich die Groan Zone dann überwinden?

Die Groan Zone entsteht, wenn Teile der Gruppe sich im divergenten Denken befinden. Sie sammeln noch Optionen, diskutieren unterschiedliche Punkte und generieren Alternativen. Aber gleichzeitig befindet sich bereits ein Teil der Gruppe im konvergenten Denken. Sie bewerten bereits Alternativen, kategorisieren oder fassen Ideen zusammen, priorisieren Ansätze oder schließen Optionen aus.

Nachdem du weißt, wie die Groan Zone entsteht, hier einige Tipps, wie du dem Team dabei hilfst, sicher hindurch zu navigieren:

  1. Schaffe von Beginn an ein Umfeld, das von gegenseitigem Respekt geprägt ist. Verhindere unter allen Umständen, dass Menschen für ihre Ideen verurteilt werden.
  2. Versuche, alle Personen in der gleichen Phase des Prozesses zu halten. Verwende dazu entsprechende Facilitation-Methoden.
  3. Hilf der Gruppe, ein gemeinsames Verständnis aufzubauen. Sorge dafür, dass wirklich jeder zu Wort kommt.
  4. Die Groan Zone löst sich auf, wenn ein gemeinsamer Rahmen für das Verständnis geschaffen worden ist. Das heißt, wenn jeder seine Ideen vorstellen konnte und die Ideen der anderen verstanden hat.
  5. Hilf der Gruppe, eine Lösung zu finden, an deren Entstehung alle mitwirken konnten.

Mit dem Verständnis über die Groan Zone kannst du nun eine Sprint Retrospektive entwerfen, die von Anfang an konsequent sicherstellt, dass ein gemeinsamer Rahmen für das Verständnis geschaffen wird.

Eine erfolgsversprechende Sprint Retrospektive gestalten

Hier ein Vorgehen, welches sich schon oft bewährt hat und auf welches ich immer wieder als Basis zurückgreife.

Vorbereitung: Beginne damit, eine vertrauensvolle Atmosphäre zu schaffen. Jeder Teilnehmer sollte sich sicher fühlen, um seine Einsichten und Ideen mit den anderen zu teilen. Hier hat sich für mich die Wiederholung von Arbeitsvereinbarungen wie „The Prime Directive“ bewährt:

„Unabhängig davon, was wir entdecken werden, verstehen und glauben wir aufrichtig, dass in der gegebenen Situation, mit dem verfügbaren Wissen und den Ressourcen und unseren individuellen Fähigkeiten, jeder sein Bestes getan hat.“ – Norm Kerth, Project Retrospectives: A Handbook for Team Review

Verbesserungen seit der letzten Sprint Retrospektive überprüfen: Viele Scrum Master schwören darauf. Ich erachte diesen Schritt als optional. Ich denke, wenn Verbesserungen vom letzten Sprint nicht umgesetzt wurden, werden sie bestimmt im nächsten Schritt angesprochen, wenn es wirklich ein Problem für das Team darstellt.

Verbesserungen für den nächsten Sprint identifizieren: Hier hat sich für mich das Perfection Game bewährt. Diese Methode ist nicht nur einfach, sondern hilft den Teilnehmern der Retrospektive eine positive und konstruktive Einstellung zu bewahren. Beim Perfection Game beantworten die Teammitglieder individuell die drei Fragen:

  1. Wie bewerte ich den letzten Sprint auf einer Skala von 1 bis 10?
  2. Was hat mir im letzten Sprint gut gefallen, was zu meiner Bewertung führte?
  3. Was hätte den letzten Sprint perfekt gemacht – was fehlt zur 10?

Ergebnisse gruppieren: Im Perfection Game solltet ihr viele Notizen machen. Um den Überblick zu behalten und ein gemeinsames Verständnis herzustellen, sollten die Notizen nun thematisch gruppiert und in Themen zusammengefasst werden. Diese Technik ist als „Affinity Mapping“ bekannt. Das Affinity Mapping ist abgeschlossen, wenn die Notizen zu jeder Frage zu einer überschaubaren Menge von Themen gruppiert wurden.

Themen besprechen: Nachdem die drei Fragen von jeder Person beantwortet und übergeordnete Themen gefunden wurden, muss jeder die Möglichkeit bekommen, diese Themen zu besprechen. Jeder im Team soll die Chance haben, Fragen zu stellen und Erklärungen zu liefern. Ziel ist es, dass ein gemeinsames Verständnis über die Verbesserungsvorschläge entsteht.

Auf eine Verbesserung einigen: Der abschließende Schritt besteht darin, dass sich das Team darauf einigt, welche Verbesserung im nächsten Sprint umgesetzt werden soll. Dabei hilft Dot Voting. Jeder Teilnehmer darf abstimmen, was er glaubt, was die wirkungsvollste Verbesserung für den nächsten Sprint wäre. Der Vorschlag mit den meisten Stimmen sollte im Nachgang zum Sprint Backlog für den nächsten Sprint hinzugefügt werden. Somit wird die Entscheidung des Teams festgehalten und Transparenz hergestellt.

Deine Facilitation-Fertigkeiten machen dich unverzichtbar für jedes Scrum Team

Ein gutes Verständnis über die Groan Zone stellt die Grundlage deiner Facilitation-Fertigkeiten dar. Mit der Weiterentwicklung deiner Facilitation-Fähigkeiten hilfst du deinem Team:

  • Sprint Plannings zu gestalten, wo am Ende wirklich jeder im Team hinter dem Sprint-Ziel steht
  • Daily Scrums zu facilitieren, deren Ergebnisse nicht nur ein weiteres Meeting sind
  • Begegnungen in Sprint Reviews auf Augenhöhe zu gestalten, sodass ein Außenstehender nicht zwischen Stakeholder und Entwicklern unterscheiden kann
  • Sprint Retrospektiven zu moderieren, in denen sich die Diskussionen nicht im Kreis drehen, sondern die mit einer konkreten Verbesserung enden

Ich bin sicher, dass gute Facilitation zu besseren Ergebnissen deines Teams führt.

Wenn du die Groan Zone besser verstehen willst und mit praktischen Anwendungsfällen diskutieren willst, dann melde dich für mein kostenloses Webinar diesen Mittwoch um 15:00 Uhr an. Dort werde ich noch mal ausführlich die Groan Zone vorstellen, erklären, wie du eine Sprint Retrospektive effektiv facilitieren kannst, und all deine Fragen dazu beantworten.

Hier geht es zur Anmeldung.

Simon Flossmann
Simon Flossmann
Als Professional Scrum Trainer bei Scrum.org hilft Simon Scrum Masters, Product Ownern und Agile Leaders, Scrum effektiv einzusetzen, um agiler zu werden.

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