Eine bewährte Anleitung, wie Du als angehender Product Owner ein Sprint Planning mit Jira durchführst

Du bist neu als Product Owner und bald steht das erste Sprint Planning Deines Scrum Teams an?

Da Jira das weitverbreitetste Product-Backlog-Management-Werkzeug ist, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass auch dein Team die Sprint-Planung in Jira durchführt. Damit du dein Scrum Team gleich vom ersten Tag an tatkräftig unterstützen kannst, solltest du mit Jira umgehen können. Wenn du dein Team Schritt für Schritt durch das Planning führst, übernimmst du sofort Mitverantwortung für den Erfolg des Sprints.

Sprint Planning mit Jira

Bild von Jason Goodman auf Unsplash

Hier mein Vorgehen, was sich bei vielen Scrum Team, mit dem ich bisher zusammengearbeitet habe, bewährt hat und was ich deshalb auch in meinem Professional Scrum Product Owner Training weitergebe.

Schritt 1: Neuen Sprint erstellen

Das Anlegen eines neuen Sprints initiiert diesen.

Das Ziel des Sprint Plannings ist erreicht, wenn das Scrum Team

  • ein Sprint-Ziel definiert hat,
  • die Product-Backlog-Einträge ausgewählt hat, die das Sprint-Ziel realisieren und
  • für jeden der ausgewählten Product-Backlog-Einträge die Arbeit geplant hat, die notwendig ist, um ein Inkrement zu erstellen, das der Definition of Done entspricht.

Für einen zweiwöchigen Sprint sollte dieses Ziel in einem Vormittag erreichbar sein. Sollte ein Vormittag nicht ausreichen, ist das ein Anzeichen, dass die Teilnehmer nicht gut genug vorbereitet sind. In diesem Fall ist mehr Refinement des Product Backlogs von Nöten, um ein gemeinsames Verständnis sicherzustellen.

Sprint Planning

Bild von Todd Miller.

Beim Erstellen des Sprints kannst du den Sprintzeitraum auf den Tag genau festlegen. Beachte dabei, dass der Sprint bereits mit dem Sprint Planning begonnen hat.

Schritt 2: Verbesserung der Retrospektiven beachten

Um am Markt erfolgreich zu bleiben, müssen Scrum Teams ständig die Qualität des Produkts und die Effektivität ihrer Zusammenarbeit verbessern.

Hilfreiche Änderungen werden dabei in der Sprint-Retrospektive identifiziert. Damit diese Verbesserungen so schnell wie möglich in bearbeitet werden können, planen erfolgreiche Scrum Teams, deren Umsetzung von Beginn an in den nächsten Sprint ein.

Um diese Änderungen nicht aus dem Auge zu verlieren, werden Verbesserungen auch als Eintrag im Sprint Backlog aufgenommen.

Schritt 3: Sprint-Ziel definieren

Das Sprint-Ziel ist essenziell für den Erfolg eines Scrum Teams. Es rückt in den Fokus, warum die tägliche Arbeit der Entwickler wertvoll ist.

Es hat sich bewährt, dass du als Product Owner ein initiales Sprint-Ziel vorschlägst. Dann solltest du darlegen, wie die Erreichung dieses Ziels im aktuellen Sprint den Wert und Nutzen des Produkts steigern könnte. Danach arbeitet das gesamte Scrum Team zusammen, dieses Ziel so zu formulieren, dass es verdeutlicht, warum der Sprint für die Stakeholder wertvoll ist.

Sprint Planning

Bild von Todd Miller.

Wenn dein Team gemeinschaftlich ein Sprint-Ziel festgehalten hat, dann legst du es im aktuellen Sprint als erstes Element ab.

Schritt 4: Product-Backlog-Einträge in den Sprint aufnehmen

Im Gespräch mit dem Product Owner wählen die Entwickler die Einträge aus dem Product Backlog aus, die in den aktuellen Sprint aufgenommen werden sollen.

Nur die Entwickler treffen dabei die Entscheidung, welche und wie viele Einträge letztendlich in den Sprint aufgenommen werden. Die Erfahrung hat gezeigt, je mehr die Entwickler ihre bisherige Leistung, ihre zukünftige Kapazität und ihre Definition of Done wissen, desto genauer werden ihre Sprint-Vorhersagen. Nach der Auswahl planen die Entwickler für jeden ausgewählten Product-Backlog-Eintrag die notwendigen Arbeiten, welche getan werden müssen, um den Eintrag gemäß der Definition of Done fertigzustellen. Diese Arbeiten werden häufig in Jira als Tasks zu Product-Backlog-Einträgen festgehalten.

Erfahrungsgemäß beansprucht dieser Schritt die meiste Zeit im Sprint Planning. Als Product Owner kannst du hierbei die Entwickler am besten unterstützen, indem du zujederzeit für die Beantwortung von Fragen zur Verfügung stehst, dich aber sonst im Hintergrund hältst.

Schritt 5: Überprüfung des Sprint-Ziels und des Sprint-Backlogs

Nach dem Task-Break-Down der Product-Backlog-Einträge ist gewöhnlich die Planung des aktuellen Sprints abgeschlossen.

Um das gemeinsame Commitment des Scrum Teams für die Erreichung des Sprint-Ziels zu stärken, kann es hilfreich sein, dass das Scrum Team noch einmal gemeinsam den Sprint Backlog durchgeht. Dabei soll überprüft werden, wie die Umsetzung dieser Elemente das Sprint-Ziel realisieren wird und Nutzen für die Stakeholder stiften kann.

Wenn sich alle Beteiligten zum gemeinsamen Ziel des Teams verpflichtet haben, steht einem erfolgreichen Sprint erst einmal nichts mehr im Wege.

Sprint Planning

Bild von Todd Miller.

Zusammenfassend hast du als Product Owner mit diesen fünf Schritten, deinem Scrum Team geholfen die wesentlichen Leitfragen, welche auch im Scrum Guide aufgelistet sind, zu beantworten:

  • Warum ist dieser Sprint wertvoll?  
  • Was kann in diesem Sprint fertiggestellt werden?
  • Wie wird die ausgewählte Arbeit erledigt?  
Simon Flossmann
Simon Flossmann
Als Professional Scrum Trainer bei Scrum.org hilft Simon Scrum Masters, Product Ownern und Agile Leaders, Scrum effektiv einzusetzen, um agiler zu werden.

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