So steigerst du mit Kanban die Effektivität von Teams und Organisationen

Nur zu oft bekommt man zu hören, man solle Kanban nur zur Steigerung der Effizienz einsetzen, andere Frameworks seien besser geeignet, die Effektivität zu steigern. 

Ich halte diese Aussage für einen Mythos.

Die Entstehungsgeschichte von Kanban widerspricht dem Irrglauben, Kanban zahle nicht auf die Effektivität ein

Kanbans Bedeutung für Effektivität erfordert einen Blick in dessen Vergangenheit.

Wie die meisten Leute wissen, liegen die Ursprünge von Kanban bei Toyota in Japan. Beim Wiederaufbau nach dem 2. Weltkrieg erkannte Toyota schnell, dass sie mit ihren Produkten auf dem bestehenden Markt nicht konkurrenzfähig sein würden. Der Skalenvorteil der etablierten Autohersteller wie Ford oder General Motors war einfach zu groß.

Um dennoch profitabel zu sein, mussten sie also etwas anders machen als die Platzhirsche.

Deshalb begann Toyota, den gesamten Zeitraum von der Bestellung bis zur Auslieferung eines gewünschten Produkts zu beschreiben und zu analysieren. Der Erfinder des Toyota-Produktionssystems Taiichi Ohno beschreibt dies so :

“All we are doing is looking at the time line, from the moment the customer gives us an order to the point when we collect the cash. And we are reducing the time line by reducing the non-value adding wastes.”

Meine Erkenntnis daraus: Alles wurde dem Effekt untergeordnet, den Kunden zufriedenzustellen. Erst danach geht es darum, denselben Effekt mit weniger Aufwand erzeugen (d. h. effizienter zu werden).
Genau aus diesem Grund betrachten wir Kanban-Boards von rechts nach links: Wir wollen uns auf den messbaren Effekt fokussieren. Nur abgeschlossene Aufgaben haben einen messbaren Effekt. Effizient ,irgendwelche Dinge’ zu tun (z. B. viele Aufgaben von der linken Seite des Boards anzufangen) bringt uns nicht weiter.

Noch mal in anderen Worten: Wert = Fertig = Effektivität

Worauf du achten solltest, wenn du Kanban effektiv einsetzen möchtest

Als Kanban-Trainer und Agile Coach habe ich in den letzten Jahren viele Teams auf ihrem Weg zur Visualisierung ihrer Wertschöpfung und zur Zufriedenstellung ihrer Kunden begleitet.

Dabei sehe ich immer wieder dieselben Fehler, die letztendlich verhindern, dass Teams die Effektivität im Blick behalten. Sie verstecken sich hinter diesen drei Statements.

Fehler 1: „Das Board sieht aber unschön aus. Lass uns doch ein paar Spalten weglassen.“

Warum nicht, wenn ihr es vordergründig bequemer haben wollt.

Vergesst dabei aber niemals, dass das Board der Spiegel eurer Wertschöpfung ist. Wenn das Board unschön ist (z.B. die Wertschöpfung braucht viele Spalten), dann ist der Weg zur Wertschöpfung auch unschön. Es könnte ein Grund dafür sein, dass bei euch die Fertigstellung von Arbeit so viel Zeit in Anspruch nimmt.

Fehler 2: „Warum sollten wir die Art und Weise, wie wir zusammenarbeiten, aufschreiben? – Alle wissen darüber Bescheid.“

Das bekomme ich oft zu hören. Und schon im nächsten Daily hängt dann ein Team-Mitglied die Arbeitskarte auf „fertig” mit dem Vermerk „Das wär fertig, muss nur noch getestet werden”.
Ganz offensichtlich haben wir ein unterschiedliches Bild von fertig – bei welchen anderen Spielregeln werden wir noch subtil andere Vorstellungen haben?

Der Grund, warum Mannschaftsspiele wie Fußball funktionieren, ist, dass es kaum Ambiguität gibt. Ein Tor ist, wenn der Ball in vollem Umfang die Linie überschritten hat. Für verbleibende Unklarheiten gibt es eine Instanz, die formal Konflikte auflösen kann.

Fehler 3: „Unsere Kunden erwarten, dass wir alles liefern. Wir können nicht nein sagen.“

In vielen Fällen halte ich das für ein Schein–Argument. Erfüllen wir wirklich die Erwartungen der Kunden, wenn die Befriedigung eines Bedürfnisses im Mittel 73 Tage, auch gerne mal 216 Tage (wie im Beispiel eines Teams, das ich gerade betreue) benötigt?

Sagen solche Zahlen nicht vielmehr implizit: „Wir liefern irgendwann. Vielleicht. Jetzt möchte ich nur, dass du weggehst, damit ich mich mit dir nicht auseinandersetzen muss. Lass uns den Konflikt später haben.”

Wenn du diese drei Fehler vermeidest, machst du in deiner Organisation einen großen Schritt in Richtung Effektivität – und es ergeben sich Anhaltspunkte, wo du deine nächsten Verbesserungen ansetzen solltest.

Wie geht es weiter?

Kanban in der Praxis

Vorteile von Kanban direkt vor Ort in deiner Organisation erleben

Um die hier beschriebenen Prinzipien einmal selbst in deiner Organisation anzuwenden und zu erleben, ist die Live-Simulation ein großartige Möglichkeit. Im Rahmen eines Workshops könnt ihr selbst erleben, welchen Einfluss Teamstruktur, Working Agreements, Transparenz und Arbeitssystem jeweils auf den Workflow und die Effektivität eurer Arbeit haben. Der große Vorteil: Ohne theoretische Vorträge erlebt und lernt die Gruppe durch das Simulationsspiel. Aha-Effekte sind garantiert!

Du hast ganz konkrete praktische Fragen zur Einführung oder Anwendung von Kanban?

Als langjähriger Kanban-Trainer und Agile Coach helfe ich dir über ein persönliches Coaching (60 Minuten) gerne bei deinen konkreten Fragen weiter. Hier stehst du mit deinen Fragen und deinen Herausforderungen ganz im Fokus.

Anwendung von Kanban für Teams und Organisationen lernen über die Zertifizierungs-Trainings der Kanban University™

Auf unserer Kanban-Trainings-Übersicht findest du unsere Zertifizierungs-Trainings der Kanban University™ .
Vom Team Kanban Practitioner™ (TKP) über Kanban System Design™ (KMP I), Kanban Systems Improvement™ (KMP II) bis zu Enterprise Scale Kanban™ (ESK) können die Teilnehmenden das Handwerkszeug zur Nutzung, Einführung und Skalierung von Kanban lernen.